خانه / بازنگری قراردادها

بازنگری قراردادها

۱- هدف

هدف از تدوين روش اجرايي مشخص نمودن نحوة دريافت تجهيزات اندازه گيري از مشتريان جهت خدمات ، عقد قرارداد و اطمينان حاصل نمودن از قابليت برآوردن خواستهاي مشتريان توسط شركت مهندسی سکا مي باشد.

 ۲- دامنه کاربرد

دامنة كاربرد اين روش اجرايي فعاليتهاي شركت مهندسی سکا در زمينة تحويل تجهيزات اندازه گيري از مشتريان و انجام امور مربوط به پذيرش و عقد قرارداد ، شرايط انجام خدمات آزمون/كاليبراسيون و شرايط تحويل تجهيزات آزمون/كاليبره شده مي باشد.

 ۳  مراجع

ISO/IEC 17025:2005

Quality Manual: SQM-10-02

 ۴ تعاریف

– مطابق تعاريف ذكر شده در بند ۳ روش اجرایی جاری می باشد.

۵- مسئوليتها

– تصميم گيري در مورد جبران خسارت در صورت بروز صدمه به تجهیزات مشتري به عهدة مدير ارشدآزمايشگاه مي باشد.

– پذیرش و تحويل تجهیز آزمون/كاليبره شده به مشتري برعهدة واحد برنامه ریزی توسط مسئول “رسید دریافت و بازرسی” زیر نظر مدیربازرگانی و خدمات به مشتری مي باشد.

 ۶- روش كار

۶-۱- شرايط عقد قرارداد و پذيرش تجهیز

– در سیستم کامپیوتری شرکت مهندسی سکا در نرم افزار کنترل پروژه ودر قسمت فایل بازاریابی و قرادادها، فرمی تحت عنوان «فهرست دستمزدخدمات کالیبراسیون» به شماره شناسایی SF-601-08-  طرح ریزی شده که توسط مدیر عامل بصورت فصلی بازنگری  و در صورت لزوم تجدید نظرمیگردد.

– مطابق این برنامه، قبل از هرگونه ارائه خدمات، استعلام قیمت (پیش فاکتورمطابق فرم فهرست دستمزد خدمات کالیبراسیون) بصورت کتبی توسط واحد بازرگانی با تایید مدیرعامل/مدیرارشدآزمایشگاه به اطلاع مشتریان رسیده میشود.

– درشركت مهندسی سکا تكميل برگ «رسید دریافت و بازرسی» به شماره شناسایی SF-601-07- درزمان دريافت تجهيزات اندازه گيري از مشتريان به منزلة عقد قرارداد مي باشد.

– حدود و شمول مسئوليتهايي كه شركت در قبال تحويل تجهيزات از مشتريان بعهده ميگيرد در پشت برگ  «رسید دریافت و بازرسی» به شماره شناسایی SF-601-07- آورده شده است . همچنین در ذیل برگ  «رسید دریافت و بازرسی» به شماره شناسایی SF-601-07-  تحت عنوان “شرایط پذیرش مندرج در این برگ و  پشت صفحه مورد تایید است” جهت ارجاع به پشت برگه قيد شده است.

– برچسبی بر روی تجهیز مشتری زده می شود که درآن نام شرکت و شماره سری فرم”رسیددریافت و بازرسی” به شماره شناسایی SF-601-07-  درج شده است.

– جهت اطمينان توانايي و قابليت انجام خدمات تجهیزات اندازه گيري قبل از تحويل، توسط مدیرفنی (جانشین وی) بررسي شده و در صورت وجود توانايي هاي لازم ، تجهيزات توسط واحد برنامه ریزی تحويل گرفته مي شود (۱- براساس تایید صلاحیت شرکت سکا ۲- و براساس تحقیقات لازم جهت تجهیزات ناشناخته از اینترنت یا مشاور) در صورت عدم توانايي ، تجهيز تحويل گرفته نمي شود و يا در صورت امكان جهت واگذاري كار به پيمانكار فرعي تحويل گرفته مي شود. مسئولیت  تعیین امکان سنجی کالیبراسیون تجهیز توسط آزمایشگاه سکا برعهده مدیرفنی بوده و واحد برنامه ریزی براساس آن درستون امکان سنجی درفرم «رسید دریافت و بازرسی»  به شماره شناسایی  SF-601-07-  درج می کند.  قبل از ارسال تجهیز به پیمانکار فرعی طی نامه ای که به صورت کتبی، فاکس یا حضوری مشتری دریافت می کند، رضایت مشتری گرفته میشود .در این خصوص فرم «ارسال تجهیزبه پیمانکار فرعی» به شماره شناساییSF-601-01- توسط واحد برنامه ریزی تکمیل و به تایید مشتری (جهت رضایت مشتری) میرسد.

– درصورت مشاهده نواقص در حین دریافت تجهیزتوسط مسئول “رسید دریافت و بازرسی” ویاکارشناس مجاز آزمایشگاه (مانند نبود آداپتور، نشاندهنده و …) فرمی تحت عنوان «درخواست رفع نواقص تجهیزات مشتری» به شماره شناسایی SF-601-02-  توسط واحد برنامه ریزی تکمیل و بصورت فاکس یا حضوری تحویل مشتری داده میشود. درضمن جهت تایید مورد فوق دربرگ “رسیددریافت و بازرسی” به شماره شناسایی SF-601-07- ستون نواقص /بازرسی ظاهری توسط واحد برنامه ریزی مشخص میگردد.

– واحد برنامه ریزی با توجه به نوع كار و حجم متوسط خدمات هاي وارده ، وضعیت کار آزمایشگاه  را مورد بررسي قرارداده و تاريخ عودت ابزارهاي مشتري را تعيين مي كند، تا ابزارهاي تحويل شده در تاريخ عودت پيش بيني شده به مشتري تحويل داده شود.

– برگ  «رسید دریافت و بازرسی» به شماره شناسایی SF-601-07-  درسه نسخه، نسخه اول دستی توسط مسئول “رسید دریافت و بازرسی” ، نسخه دوم بصورت تایپ شده در سیستم توسط واحد برنامه ریزی و نسخه سوم پرینت نهایی که توسط واحدبرنامه ریزی به مشتری داده میشود .

نسخة سوم به عنوان رسيد تجهیز به مشتري داده مي شود تا در موعد مقرر شده ، دستگاههاي آزمون/كاليبره شدة خود را تحويل گيرد.

– با توجه به نسخه دوم ثبت شده در سیستم ، نوع آزمایشگاه تجهیز، کنترل تجهیز، تهیه پیش نویس گواهینامه مربوط به تجهیز، پیگیری انجام کار تا تاریخ عودت مشخص میشود .

– پس از برگشت « برگ عملیات کالیبراسیون/آزمون » به شماره شناسایی SF-403-02- از آزمایشگاه به واحد برنامه ریزی ، این واحد اطلاعات مربوط به تجهیز را وارد سیستم کرده و فرم «لیست تجهیزات کالیبره ای» به شماره شناسایی SF-601-06 ، «فرم کنترل فرایند و بازرسی نهایی- درون سازمانی» به شماره شناسایی SF-601-04- و«فرم کنترل فرایند و بازرسی نهایی- برون سازمانی» به شماره شناسایی
SF-601-05- به منظور بازرسی ، کنترل و صدور فاکتورخدمات توسط واحد بازرگانی تکمیل میگردد.

– آزمون/كاليبراسيون تجهیزات تحويلي به شركت  براساس استانداردهاي ملي ، IDS (استاندارد دفاعی ایران) و بين المللي انجام مي گيرد. تجهيزاتي كه براي آزمون/كاليبراسيون آنها استانداردي منتشر نشده است مطابق با روش آزمايشگاه شركت مهندسی سکا ميباشد كه در صورت درخواست مشتري جهت آگاهي از روشهاي آزمون/كاليبراسيون اطلاعات كافي در اختيار مشتري قرار مي گيرد. اگر مشتري خواستار آزمون/كاليبراسيون تجهيزات براساس استاندارد خاصي باشد كه خارج از فهرست خدمات آزمایشگاه است ، در صورت امكان با روش توصيه شده از مشتري تجهيز را آزمون/كاليبره مينمايد.

– آزمايشگاه تاريخ انقضاي كاليبراسيون را در گواهينامة صادره درج نمي كند مگر به تقاضاي مشتري .

 ۶-۲- پذيرش خدمات در محل مورد نظر مشتري

– جهت انجام فعاليت آزمون/كاليبراسيون در محل مورد نظر مشتري ، ابتدا مشتري به نحو مقتضي به شرکت مهندسی سکا اطلاع ميدهد. مديرارشدآزمايشگاه/مدیرفنی(جانشین وی) درخواست مشتري را از نظر توانايي انجام آزمون/كاليبراسيون و زمان انجام كار مورد بررسي قرار مي دهد. سپس با توجه به «فهرست دستمزد خدمات کالیبراسیون» به شماره شناساییSF-601-08-  استعلام قیمت (پیش فاکتور) توسط واحد بازرگانی بصورت کتبی به مشتری داده میشود . پس از تایید مشتری به صورت کتبی(گاها جهت قراردادهای کلان با شرکت های بزرگ “پیش نویس قرارداد فیما بین شرکت مهندسی سکا وشرکت مورد درخواست خدمات منعقد میگردد.” شرکت مهندسی سکا با تعهد و طبق قرارداد، خدمات کالیبراسیون را انجام میدهد. نمونه پیش نویس قرارداد شرکت سکا در پیوست روش اجرایی جاری می باشد. قراردادهای منعقد شده درواحد بازرگانی نگهداری میشود.)، تصميم نهايي توسط واحد برنامه ریزی به اطلاع مشتري رسيده و در مورد نوع كار با مشتري هماهنگ مي شود. دراین خصوص پیش پرداخت جهت شروع کاربه حساب بانکی شرکت سکا از سوی مشتری واریز می گردد.

– واحد برنامه ریزی  فهرست تجهیزات تحت کالیبراسیون را به آزمایشگاه مرتبط میدهد وكارشناسان تجهيزات مرتبط را انتخاب وبا تایید مدیرفنی(جانشین وی) به محل اعزام مي شوند. پس از انجام خدمات برروی تجهيزات و تكميل فرم پيش نويس هاي گواهينامة در محل مورد نظر مشتري و برگشت كارشناسان و تجهيزات مرتبط، گواهي نامة اصلي و برچسب کالیبراسیون در شرکت مهندسی سکا تهيه مي گردد.

– با هماهنگي واحد بازرگانی و برنامه ریزی با مشتري پرداخت الباقی هزينه ها و ارسال گواهينامه ها به نحو مقتضي انجام ميپذيرد. كلية فعاليت كاليبراسيون تجهيزات در محل مورد نظر مشتري مطابق با نظامنامة كيفيت، روشهای اجرایی و يا دستورالعمل هاي تدوين شده انجام مي گيرد.

تبصره ۱: پس از پایان کار در محل مورد نظرمشتری شرح گزاش ماموریت در فرمی تحت عنوان «فرم اعزام به ماموریت» به شماره شناسایی SF-601-09-00 توسط کارشناس مربوطه تکمیل میگردد.

تبصره ۲: درصورت ضرورت الصاق برچسب کالیبراسیون هنگام خاتمه کار، توسط کارشناس اعزامی برچسب کالیبراسیون موقت برروی تجهیز الصاق میشود. درزمان ارسال گواهینامه کالیبراسیون و برچسب کالیبراسیون نهایی ، مشتری اقدام به کندن برچسب کالیبراسیون موقت و چسباندن برچسب کالیبراسیون نهایی می کند.

۶-۳- تعمير تجهیز اندازه گيري

براي آن دسته از تجهیز اندازه گيري كه نياز به تعمير دارندو توسط کارشناس آزمایشگاه انجام  میشود، تائيد مشتري به صورت شفاهي ، نامه يا فاكس دريافت میگردد. دراین خصوص «فرم پذیرش تعمیرات» به شماره شناسایی SF-601-03- توسط کارشناس آزمایشگاه با هماهنگی مدیرفنی(جانشین وی) تکمیل میشود.این فرم درواحد کیفیت بایگانی میشود.

اگر دستگاه نياز به تعمير داشته باشد وتعمير آن در آزمايشگاه سكا امكان پذير نباشد ، غير قابل كاليبراسيون/آزمون اعلام مي گردد و به مشتري عودت داده مي شود.

 ۶-۴- تغيير درخواست مشتري

– در صورتيكه مشتري درخواستي بجز موارديكه در برگ «رسید دریافت و بازرسی»  به شماره شناسایی SF-601-07-  قيد كرده است، داشته باشد  درخواست خود را به صورت شفاهي يا كتبي به شركت ارسال يا فاكس مي نمايد. سپس واحد برنامه ریزی پس از بررسی و امکان سنجی درخواست مشتری به همراه مکاتبات درواحد برنامه ریزی  بایگانی میشود.

– در موارد پيش بيني نشده ، مورد پيش آمده از طرف مدیرارشدآزمایشگاه / مدير فني به اطلاع واحد برنامه ریزی خواهد رسيد.واحد برنامه ریزی  از طريق تماس تلفني و يا کتبی مورد پيش آمده را به اطلاع مشتري رسانده و با توافق مشتري آن را برطرف مي كند.

۶-۵- تحويل خدمات به مشتري

شرکت مهندسی سکا اين تضمين را به مشتري مي دهد در صورتيكه تجهیز اندازه گيري در طي مدتي كه مسئوليت نگهداري بعهده دارد آسيبي ببيند و مسئول آسيب ديدگي شركت باشد، خسارت وارده را جبران نمايد.

تبصره ۱:

– قیمت خدمات توسط فرم «فهرست دستمزدخدمات کالیبراسیون» به شماره شناساییSF-601-08- (درمحل مشتری/درآزمایشگاه) بصورت کتبی قبل از عقد قرارداد و پذیرش تجهیز به مشتریان اعلام میگردد. این کارتوسط واحد بازرگانی ، با نظر و تاييد مدیرعامل/مديرارشدآزمايشگاه انجام میشود.

۷- نگهداري سوابق :

نگهداري سوابق مطابق با روش اجرايي «كنترل مدارك و سوابق»  به شماره شناسايي
SPR-80-01انجام ميشود.

۸– مدارک ذيربط

فرم «ارسال تجهیزبه پیمانکار فرعی» به شماره شناساييSF-601-01-
فرم «درخواست رفع نواقص تجهیزات مشتری» به شماره شناساييSF-601-02-
فرم«پذیرش تعمیرات» به شماره شناساییSF-601-03-
فرم «کنترل فرایند و بازرسی نهایی-درون سازمانی» به شماره شناساییSF-601-04-
فرم «کنترل فرایند و بازرسی نهایی-برون سازمانی» به شماره شناساییSF-601-05-
فرم «لیست تجهیزات کالیبره ای» به شماره شناساییSF-601-06-
فرم «رسید دریافت و بازرسی» به شماره شناساییSF-601-07-
فرم «فهرست دستمزدخدمات کالیبراسیون» به شماره شناساییSF-601-08-
فرم «فرم اعزام به ماموریت» به شماره شناساییSF-601-09-
«پیش نویس قرارداد»                 ——
End of  Procedure